Ein Blick hinter die Kulissen von ATPIs Unterkunfts- und Logistikplanung für die UCI Straßen-Weltmeisterschaften 2026 in Montréal

Die UCI Straßen-Weltmeisterschaften rücken näher an Montréal heran, und hinter den Kulissen tritt der operative Plan in seine anspruchsvollste Phase ein. Bevor auch nur ein einziger Radfahrer die Startlinie erreicht, müssen Verbände, Hotels, Transportpartner und Event-Stakeholder nach demselben Drehbuch arbeiten.

Als offizieller Reise- und Unterkunftspartner der UCI Straßen-Weltmeisterschaften 2026 in Montréal koordiniert ATPI die Unterbringung und weitere operative Anforderungen für internationale Radsportverbände. Dazu gehört, Hotels, Transportpartner, Lieferanten und Event-Stakeholder zusammenzubringen, um die speziellen Bedürfnisse von Elite-Radsportteams zu erfüllen.

Die Sicherung der Unterkünfte ist nur ein Teil dieser Verantwortung. ATPI verwaltet weiterhin Zimmerkontingente, Änderungen an Rooming-Listen, Stornierungen, Athletenernährung, Fahrradlagerung, Transport sowie kurzfristige Anfragen der Verbände.

Zu denjenigen, die diese Aufgabe leiten, gehört Sophie Therrien, Project Manager bei ATPI Kanada, die seit Monaten das Verbandsprogramm für die Meisterschaften koordiniert. Ihre Rolle stellt sie in den Mittelpunkt nahezu jedes Aspekts der Verbandserfahrung – von der ersten Planung und den Hotelverträgen bis hin zu den kleinsten kurzfristigen Anfragen.

„Unsere oberste Priorität ist es, sicherzustellen, dass jedes operative Detail steht, bevor die ersten Verbände anreisen“, sagt Sophie. „Das bedeutet, eng mit dem Local Organizing Committee, den Hotels, den Transportpartnern und anderen Lieferanten zu koordinieren und gleichzeitig die Verbände weiter zu unterstützen, während sich ihre Anforderungen weiterentwickeln.“

Koordination von Radsportverbänden, Hotels und Eventpartnern in Montréal

Internationale Radsportverbände zu empfangen bedeutet, mehrere Stakeholder synchron zu halten – jeder mit unterschiedlichen Prioritäten. Verbände benötigen ein Umfeld, das auf Leistung ausgerichtet ist. Hotels müssen Anfragen verstehen, die weit über einen typischen Gästeaufenthalt hinausgehen. Transportpartner benötigen genaue Delegationszahlen, und die Organisatoren brauchen Transparenz über das gesamte Programm.

„Jede Gruppe, die wir begrüßen, hat unterschiedliche Anforderungen – ob in Bezug auf Athletenernährung, Team-Meetingräume, Fahrradlagerung, Mechanikerbereiche oder tägliche Services“, sagt Sophie. „Wir arbeiten eng mit den Hotelteams zusammen, um sicherzustellen, dass sie diese Bedürfnisse verstehen und bereit sind, das Serviceniveau zu liefern, das bei einem Sportevent von Weltklasse erwartet wird.“

Hotelkontingente und Verbandsanforderungen nach Vertragsabschluss managen

Ausreichende Hotelkontingente für ein großes internationales Event zu sichern, ist keine kleine Aufgabe. Doch die Verträge sind nur der Anfang.

„Ich glaube, was die meisten überraschen würde, ist, dass das Unterzeichnen der Verträge eigentlich der einfache Teil ist“, erklärt Sophie. „Die eigentliche Arbeit beginnt danach, wenn wir Zimmerkontingente, Sonderwünsche und laufende Anpassungen managen, während die Teams ihre Pläne finalisieren.“

Rooming-Listen verändern sich, sobald Verbände die Athletenauswahl bestätigen. Delegationsgrößen ändern sich, Anreisedaten verschieben sich, und neue Anfragen kommen hinzu, während die Teams ihre Pläne finalisieren. Keine dieser Änderungen passiert isoliert: Eine Veränderung der Delegationsgröße kann sich auf Mahlzeitenzahlen, Transportkapazitäten, Meetingflächen und darauf auswirken, wie viel Equipment an der Hoteltür ankommt.

Montréaler Hotels auf Elite-Radsportteams vorbereiten

Einen Radsportverband zu beherbergen ist eine andere Aufgabe als einen typischen Gast. Teams benötigen sichere Fahrradlagerung, Reinigungsstationen, Mechanikerarbeitsplätze, Meetingräume, Fahrzeugparkplätze und eigene Bereiche für Regeneration und Physiotherapie – alles Dinge, die ein Hotel lange vor dem Check-in planen muss.

Manche Anfragen werden sehr konkret: Ein Verband möchte einen eigenen Koch, der gemeinsam mit dem Küchenteam des Hotels arbeitet; ein anderer benötigt zusätzliche Handtücher und bis zu 20 Kilogramm Eis pro Tag für sein Regenerationsprogramm.

„Das mag nach Kleinigkeiten klingen, aber sie können schnell zu großen operativen Herausforderungen werden, wenn sie nicht im Voraus geplant werden“, sagt Sophie. „Man kann nicht in letzter Minute plötzlich 20 Kilogramm Eis auftreiben, wenn das Regenerationsprogramm eines Teams davon abhängt.“

Hotel-Catering und Ernährung für Elite-Radsportler planen

Athletenernährung sieht selten wie Standard-Hotelcatering aus. Menüs und Essenszeiten müssen sich oft nach Trainings-, Regenerations- und Wettkampfplänen richten – und nicht nach der üblichen Routine des Hotels.

„Für Spitzensportler ist Ernährung ein entscheidender Teil der Leistung“, erklärt Sophie. „Wir arbeiten eng mit Hotels und Catering-Teams zusammen, um sicherzustellen, dass das Angebot ihren Bedürfnissen entspricht. Menüs werden an den Wettkampfkalender angepasst, denn die Ernährungsanforderungen an einem Trainingstag können sich stark von denen an einem Renntag unterscheiden.“

Rooming-Listen und Transport anpassen, wenn sich Teampläne ändern

Verbände wissen oft lange, wie viele Startplätze sie gesichert haben, bevor sie wissen, welche Athleten diese besetzen werden. Sobald die Nominierungen feststehen, ändern sich Rooming-Listen, Delegationsgrößen und Anreisedetails fortlaufend – und die operativen Anforderungen ändern sich mit, von Transportplänen über Lagerbedarf bis hin zu den Flächen für Team-Meetings.

„Unsere Aufgabe ist es, flexibel zu bleiben und sicherzustellen, dass diese Änderungen reibungslos gemanagt werden, damit sich die Verbände auf die Leistung statt auf die Logistik konzentrieren können“, sagt Sophie.

Das in Montréal ansässige Team von ATPI Kanada bringt zudem etwas mit, das besuchende Verbände nicht aus eigener Kraft haben: Kenntnis der Stadt selbst – und damit die Grundlage für Transportpläne und tägliche Empfehlungen, die zum Zeitplan und zu den Bedürfnissen jeder Gruppe passen.

„Unsere Rolle ist es, ein vertrauenswürdiger lokaler Partner zu sein“, sagt Sophie. „Indem wir Reiseexpertise, Destinationswissen und Unterstützung vor Ort kombinieren, helfen wir, so viele logistische Herausforderungen wie möglich zu beseitigen, damit Athleten und Teams die Reise genießen können.“

Letzte Vorbereitungen vor den UCI Straßen-Weltmeisterschaften 2026

Je näher die Meisterschaften rücken, desto greifbarer wird die Planung. Hotels finalisieren ihre Häuser, Verbände legen ihre Anforderungen fest, und jeder Partner richtet sich auf eines aus: die Ankunft der Athleten.

Für Sophie wird Erfolg nicht laut sein. Er wird leise sein.

„Das beste Maß für Erfolg ist oft das, was den Menschen nicht auffällt“, sagt sie. „Wenn alles reibungslos läuft, Fragen schnell geklärt werden und Athleten sich vollständig auf die Leistung konzentrieren können, dann haben wir unser Ziel erreicht. In vielerlei Hinsicht ist es unser Ziel, unsichtbar zu werden – denn wenn sich Logistik mühelos anfühlt, ist das ein Zeichen dafür, dass die Planung richtig gemacht wurde.“

Bald verlagert sich der Fokus auf die Straßen von Montréal und auf die Fahrer, die dem Regenbogentrikot nachjagen. Hinter ihnen liegen Monate der Koordination mit einem Ziel: sicherzustellen, dass Logistik das Letzte ist, woran irgendjemand denken muss, wenn das Rennen beginnt.